1.书面存货记录是您在采购和库存控制上绝对必要的元素

如果你想要在你的运营中有一个有效控制食物花费的系统,那么书面记录是必不可少的!书面采购和库存记录跟监控销售一样重要。如果你的餐厅没有一份书面库存记录因为你或你的经理告诉你“记在脑子里”,那么你就会像那些没有为菜单提供书面菜谱和成本卡的厨师一样。没有书面记录,根本就不可能了解真正的花费!这里还有另一个问题,一旦把所有东西装进脑袋后他生病住院或者出去度个假,那所有数据都会被忘记了吧。如果没有文字记载,那些留在负责的人将很难确定缺少了什么材料,缺多少,去哪里订购。

库存记录单中包含的信息包括:
一级和二级供应商的名称;
产品说明或规格;
购买和支付的价格的单位;
交付之间的使用量的记录。

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如果这些详细的书面记录被保存下来,使用交付之间使用量的确定,只需通过连续大量的存货之间的差异加上订单数量确定即可。

2.尽量不要现货购买!

不要被你的可预测订单数量限制,这样你可以更好地跟供应商来商议价格。如果你太依赖现货购买,那么你很有可能花更高的价格。一般只有在他们需要下个星期进海鲜或者鲜肉的时候,大多数经营者才会跟供应商议价并现货购买。

如果你可以在指定价格的情况下承包未来的供应,那么你就可以保护自己不受到突然的无法预测的成本提升的影响。在过去,一年内菜单上价格变动不会超过两次。现如今一年内价格更改调整,达到了三四次。问题的关键是,当在调整你的菜单价格时,你必须考虑到一年内正常供应和需求周期上价格增长的可能性。作为一个购买者,你需要跟供应商协商一些问题以减少在你现货购买时遇到不合理价格的风险。这些问题包括成本加利润,合同价格,杂货系统以及货物采购。

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有了购买时的成本加成,购买者需要去谈好一个在供应商原有价格上的特定加成,来进行购买; 因此命名为“成本加成”。成本加成的好处是,支付的价格比挂牌现场采购正常加成低。这种购买可以通过跟独立或者连锁餐厅账户进行协商来达成。

像红龙虾这样的连锁企业很快就意识到,可以通过消除海鲜从码头到他们餐馆的流动中间人,以节省费用。它是第一批跟商业捕鱼船队签订合同,建立了自己的供应来源的公司,这样做确保了交易的稳定性。而通过节省了中间费用,他们可以降低价格销售以吸引顾客。

一些小型连锁店和独立经营的团体可以通过直接在生产厂家及供货商那里购买来巩固他们的购买力。为了达到经济效益,他们需要购买一定数量的产品并在一个地方提货,然后再分给他们的分店。这就是所谓的“杂货系统”。然而,这种方法仅限于应用在大批量发货或者已经做足准备并做好加工的项目上。如果产品需要任何形式的处理,则设施必须符合各项标准,特别是那些需要通过高速公路运输的产品。如果你通过批发商来进购货物,那你的产品一定会有额外的加价,那可以试着在这方面讲讲价,以进行节省。
然而,这些加价中也包括送货费和仓储费用。经营杂货店的公司必须承担这些费用。当成本节省跟仓储费用和运输费用相抵消,许多连锁店选择放弃批量仓储。

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还有一些寻求降低采购成本的人采用所谓的“联合采购”,即一组独立的运营商或者连锁分支机构代表团体里的所有人,与供应商进行谈判来巩固的采购。这些采购团体可以为那些独立运营商提供跟大型连锁店一样的购买力。他们帮助小运营商与巨头竞争。这些购买群体中的机构部门获得了成功。据估计,大多数私人医院多多少少都会通过这些购买组织进行采购一部分物品。虽然这种组织带来的效益是显而易见的,但是这样的组织却很难从中得到合理的报酬。加入这样的消费联合组织也是需要费用的,作为委托他们来选择供应商,协商价格款项的报酬。成员们还必须承认他们对供应商的选择将会限制他们对成本的节省。